¿Cómo funciona una máquina de auto check-in?

Aunque la idea genérica está clara, pretendemos en este post mostrar exactamente cómo es la experiencia del usuario en una máquina de auto check-in cuando llega al hotel, más concretamente describiremos paso a paso el caso de un hotel en el que no hay ninguna persona en la recepción.

Paso 1. El huésped llega al hotelkiosco_4

En el caso de reserva previa, el hotel le ha enviado al huésped antes de su llegada un correo electrónico de confirmación de su reserva indicando un código localizador de la misma.

También es posible que el huésped no hubiera realizado ninguna reserva previa, en este caso no hay problema, escogerá habitación al llegar.

A su llegada al hotel, el usuario se acerca a la máquina de auto check-in y comienza a interactuar con el sistema a través de la pantalla táctil.

Paso 2. ¿Tiene reserva?

Paso 1

Lo primero es escoger el idioma. Después se hace clic sobre la opción adecuada:

  • Seleccione habitación. Si el usuario no dispone de localizador de reserva, puede escoger habitación en el momento. El sistema le mostrará las tarifas y la disponibilidad de cada tipo de suite para que escoja la que prefiera.
  • ¿Tiene reserva? Si el huésped ha realizado una reserva previa en el hotel, ha recibido un localizador de reserva. Es necesario que disponga de este código para identificar su reserva. El localizador puede ser un código numérico, un código QR o simplemente la identificación de su teléfono móvil.
  • Duplicado llave. En caso de que el hotel disponga de cerraduras electrónicas, puede ser necesario que un huésped solicite un duplicado. Puede hacerlo pulsando esta opción en la máquina. Sucede por ejemplo cuando se desmagnetiza la tarjeta al guardarla cerca del teléfono móvil o en caso de pérdida. El hotel puede establecer una tarifa por emitir el duplicado.

Paso 3. Identifíquese

Es obligatorio por ley pedirle una identificación a cada huésped cuando llega al hotel. Por lo tanto, un paso muy importante en el proceso de check-in es la recogida de datos personales.p5

Para ello, el sistema le pide al usuario que introduzca su DNI o pasaporte en la máquina. Al hacerlo, el sistema hace un reconocimiento de los caracteres de la imagen y guarda los datos obligatorios para efectuar el parte de viajeros, así como la propia imagen escaneada, para que quede como archivo.

Además, si el kiosco dispone de webcam, se realiza una captura de la imagen de la persona que está utilizando la máquina. Esta imagen junto con la del DNI y los datos se envían por correo electrónico para su comprobación por parte del personal del hotel.

Paso 4. Confirmación y pago

Por último, se presentan los datos escogidos y el importe a pagar. Se descuenta el importe dejado en depósito en el caso de una reserva previa. Dependiendo de las opciones de pago de las que disponga la máquinap6, el usuario podrá pagar:

  • Con tarjeta bancaria. Solamente se admiten tarjetas con código PIN activado, por seguridad. La máquina dispone de un módulo de pago certificado para el pago con las entidades Visa y MasterCard, por lo tanto es un pago seguro en el que es obligatoria la identificación con código PIN. Además, se garantiza que el hotel no se queda con una copia de la tarjeta introducida en la máquina.
  • En efectivo. En caso de disponer de este medio de pago, se ofrece la posibilidad de introducir monedas y billetes, pudiendo disponer de devolución solamente en monedas o también en billetes.

Al finalizar el proceso, la máquina le imprime un recibo con información sobre el hotel, el pago realizado, cuál es su habitación así como la llave de la misma.

¿Por qué buscar nuevas formas para hacer el check-in en un hotel?

¿Por qué se intenta mejorar el proceso de check-in/out?

Llegada al hotelSon muchos los hoteles que quieren dar una imagen más tecnológica, moderna y original a su negocio, escapar del tradicional botones que te recoge las maletas y te acompaña a tu habitación. Además, quieren ofrecer todas las facilidades a los huéspedes para que el proceso de entrada y salida en su hotel sea lo más rápido y fácil posible.

¿A que te ha pasado que llegas a un hotel cansado del viaje, cargado con maletas y hay tres personas delante que tardan un millón de años en registrarse? Sobre todo cuando viajas por trabajo. Ya bastante tienes con andar de un sitio para otro con la agenda completita como para hacer cola cuando llegas o cuando te vas del hotel. Hace que te replantees si volver o no a ese hotel en futuras ocasiones.

Pues el proceso de check-in y el de check-out es un punto débil para los hoteles. Necesitan mejorar estos procesos para aumentar la calidad de la estancia.

¿Qué es obligatorio en el proceso de check-in/out?

Aparte de los requisitos sobre el establecimiento que exigen las Comunidades Autónomas en su departamento de Turismo, existen otros organismos que influyen cuando se intenta automatizar el proceso de check-in o de check-out:

  • La Policía o la Guardia Civil exige, para todos los establecimientos hoteleros y en cualquier lugar de España, que el hotel elabore una relación de los huéspedes que pasan cada noche identificándolos por su DNI o pasaporte y se la envíe cada día. Esto quiere decir que al llegar cada huésped, es obligatorio pedirle la identificación. Por lo tanto, las innovaciones tecnológicas deben respetar este principio, ya que es un requisito legal.
  • La Agencia Tributaria obliga a entregar una factura indicando todos los consumos por cada habitación. Puede ser en el momento del cobro si se hace a la entrada o puede ser en el momento de abandonar el hotel.

Soluciones para automatizar el check-in/out

Principalmente, existen dos tendencias que los negocios hoteleros están instalando:

  1. Check-in online o pre-check-in. Se trata de que el propio huésped rellene sus datos en la web del hotel o en una app desde su móvil antes de su entrada. De este modo se agiliza el proceso, ya que solamente es necesario que el huésped muestre el documento de identidad a su llegada y comprobar que los datos son correctos. No se evita la presencia de un recepcionista pero se evita la recogida de todos los datos al llegar, con lo que se agiliza mucho la entrada.
  2. Kioscos de auto check-in o recepción automática. Hacen la misma función que un recepcionista: identifican la reserva o bien muestran las habitaciones disponibles con sus precios, recogen los datos del pasaporte o DNI, sacan una fotografía del huésped para mayor seguridad, cobran el importe de la estancia y por último entregan la llave al huésped. Pueden hacer la función de recepcionista sin nadie más en el hotel o pueden ser un apoyo para la entrada de grupos o en momentos de mucha ocupación.